Wat wij doen

Stappenplan

Ons Stappenplan: Van Idee tot Impact

Bij SportEventMakers geloven we in de kracht van goed geplande evenementen. Van het eerste idee tot de uiteindelijke impact, wij begeleiden je door elk stadium van het proces. Ons stappenplan is ontworpen om je doelen te realiseren en zorgt ervoor dat elke stap zorgvuldig wordt uitgevoerd, zodat het evenement niet alleen een succes is op de dag zelf, maar ook een blijvende indruk achterlaat.

Stap 1

1. Intake & Brainstorm: Diepgaande Analyse van Jouw Doelen

Het succes van elk evenement begint bij een goed begrip van de doelen en wensen van onze klant. Daarom starten we altijd met een uitgebreide intake en brainstormsessie. We nemen de tijd om jouw bedrijf, organisatie of merk te leren kennen, evenals de specifieke wensen die je hebt voor het evenement. Dit is het moment om je ideeën en verwachtingen te delen, maar ook om ons de kans te geven om vragen te stellen die de basis zullen vormen voor het creëren van een op maat gemaakt evenement.

Wat gebeurt er in deze fase?

Kennismaking: We nemen de tijd om jouw organisatie en haar doelen te begrijpen, evenals de specifieke doelgroep van het evenement. We onderzoeken samen wat jij hoopt te bereiken met het evenement.
Doelen bepalen: Wat wil je dat de deelnemers voelen of leren na het evenement? Gaat het om teambuilding, vitaliteit, merkbeleving of een combinatie hiervan?
Creatieve input: Dit is het moment om ideeën en concepten aan te dragen, waarbij we brainstormen over de meest impactvolle manier om de doelstellingen te behalen.
Doelgroepanalyse: Wie is de doelgroep van het evenement? Wat zijn hun interesses en verwachtingen? Dit helpt ons om een evenement te ontwerpen dat bij hen aansluit.

Voorbeeldactiviteiten

Een diepgaande sessie waarin we jouw missie en visie bespreken.
Het identificeren van de belangrijkste doelstellingen, bijvoorbeeld: Versterken van de teamspirit, bevorderen van een gezonde levensstijl, of het creëren van merkbetrokkenheid.
Het bepalen van de gewenste tone of sfeer voor het evenement, bijvoorbeeld: Energiek, inspirerend, competitief of ontspannend.

Stap 2

2. Conceptontwikkeling: Creativiteit en Innovatie in Actie

Nu we volledig begrijpen wat je zoekt, gaat ons creatieve team aan de slag met de ontwikkeling van het concept. Het is tijd om jouw visie tot leven te brengen. We ontwikkelen een uniek en op maat gemaakt evenementconcept dat perfect aansluit bij de doelstellingen van je organisatie en de behoeften van de doelgroep. We kijken hierbij niet alleen naar de inhoud, maar ook naar de vorm: de uitstraling, de sfeer en de beleving.

Wat gebeurt er in deze fase?

Creatieve sessies: Ons team komt met meerdere concepten en ideeën die jouw doelen kunnen bereiken. Dit kunnen sportieve, speelse of juist serieuze concepten zijn, afhankelijk van de context van het evenement.
Op maat gemaakte activiteiten: We stellen een programma samen dat past bij het doel van het evenement en de deelnemers. Dit kan variëren van een intensieve teambuildingdag tot een dynamische merkactivatie met sportieve uitdagingen.
Sfeer en beleving: We zorgen ervoor dat de beleving rondom het evenement helemaal klopt. Denk aan de styling, de sfeer en de interactie met de deelnemers.

Voorbeeldactiviteiten

Creatie van een op maat gemaakt teambuilding evenement zoals Expeditie Robinson of een zeskamp.
Ontwikkeling van een merkactivatie waarbij deelnemers via sportieve en creatieve spellen betrokken raken bij jouw merk.
Ontwerp van een vitaliteitsdag waarin gezondheid en beweging centraal staan, met op maat gemaakte workshops en sportieve uitdagingen.

Stap 3

3. Planning & Productie: Van Idee naar Uitvoering

Na de conceptontwikkeling gaan we over op de gedetailleerde planning en productie. Hier leggen we alles vast in een draaiboek, van locatiekeuze tot catering en de logistiek. We zorgen ervoor dat alle onderdelen van het evenement naadloos in elkaar overgaan, zodat je je geen zorgen hoeft te maken over de uitvoering. Dit is waar we onze organisatorische expertise volledig inzetten om een vlotte en efficiënte uitvoering te garanderen.

Wat gebeurt er in deze fase?

Locatiekeuze: Afhankelijk van de grootte en het type evenement selecteren we de perfecte locatie. Of het nu een sportveld, een congrescentrum of een unieke buitenlocatie is, we zorgen ervoor dat de locatie past bij het concept en de wensen.
Gedetailleerde draaiboeken: We stellen een gedetailleerd draaiboek op waarin elke activiteit, timing, locatie en verantwoordelijke wordt vastgelegd. Dit zorgt voor een gestructureerde en soepele uitvoering.
Logistiek en materialen: We regelen alles van het transport van materialen en apparatuur tot de opbouw en afbraak van het evenement.
Catering en faciliteiten: We zorgen voor passende catering die aansluit bij de behoeften van de deelnemers, van gezonde snacks tot voedzame maaltijden.
Technische ondersteuning: We zorgen voor de benodigde audiovisuele apparatuur, verlichting, geluidssystemen en andere technische benodigdheden om het evenement perfect te ondersteunen.

Voorbeeldactiviteiten

Het boeken van de locatie en het regelen van de benodigde vergunningen.
Het coördineren van leveranciers voor materialen, catering, decoratie en technologie.
Het inplannen van de opbouw en het testen van technische apparatuur (zoals microfoons, projectoren en geluidssystemen).

Stap 4

4. Uitvoering: Perfecte Coördinatie op de Grote Dag

De dag van het evenement is aangebroken en het is tijd voor uitvoering. Ons team is aanwezig om ervoor te zorgen dat alles volgens plan verloopt. We nemen de leiding in de coördinatie van alle activiteiten, zorgen voor de juiste begeleiding van de deelnemers en monitoren het evenement in realtime om te zorgen voor een vlekkeloze ervaring. Jij kunt volledig genieten van het evenement, wetende dat wij alles regelen.

Wat gebeurt er in deze fase?

Opbouw en locatiebeheer: We zorgen ervoor dat de locatie gereed is voor het evenement. Dit omvat het plaatsen van alle materialen, het opzetten van stands, het testen van apparatuur en het inrichten van de ruimte.
Coördinatie van de dag: Onze ervaren eventmanagers zorgen ervoor dat het evenement soepel verloopt. Van het inplannen van de timing van activiteiten tot het begeleiden van de deelnemers, wij zorgen ervoor dat alles op rolletjes loopt.
Actieve begeleiding: We houden toezicht op elke activiteit en zorgen ervoor dat de deelnemers goed geïnformeerd en betrokken blijven. We begeleiden de spellen, houden de sfeer hoog en zorgen ervoor dat alle verwachtingen worden waargemaakt.
Real-time oplossingen: Mocht er zich een uitdaging voordoen, dan zorgen we voor een snelle en adequate oplossing zodat het evenement zonder onderbrekingen doorgaat.

Voorbeeldactiviteiten

Het verwelkomen van de deelnemers en het geven van duidelijke instructies.
Het begeleiden van de verschillende onderdelen van het evenement (zoals sportieve challenges of workshops).
Het beheren van de communicatie en het zorgen voor de nodige aanpassingen indien nodig.

Stap 5

5. Evaluatie & Nazorg: Leren en Verbeteren voor de Toekomst

Na afloop van het evenement kijken we samen terug op het resultaat. We evalueren het succes van het evenement aan de hand van de doelstellingen en verzamelen feedback van de deelnemers. Deze fase is cruciaal voor ons om te leren wat goed werkte en waar we nog kunnen verbeteren. We bespreken ook mogelijke vervolgstappen, zoals terugkerende evenementen of verdere acties die het effect van het evenement kunnen vergroten.

Wat gebeurt er in deze fase?

Feedback verzamelen: We vragen deelnemers naar hun ervaringen, wat ze goed vonden en waar we kunnen verbeteren. Dit geeft ons waardevolle inzichten voor toekomstige evenementen.
Resultaten meten: We evalueren samen de behaalde doelen. Werden de gewenste resultaten bereikt? Was het evenement succesvol in het verbeteren van de samenwerking, het bevorderen van gezondheid of het versterken van de merkbeleving?
Vervolgacties en aanbevelingen: Op basis van de evaluatie bieden we aanbevelingen voor vervolgtrajecten. Dit kan een plan zijn voor een terugkerend evenement, vervolgtrainingen of andere initiatieven die de impact van het evenement verder kunnen versterken.

Voorbeeldactiviteiten

Het verzamelen van feedback via enquêtes of interviews met deelnemers.
Het analyseren van de resultaten: Waren de doelstellingen van het evenement behaald (bijvoorbeeld meer samenwerking of verhoogde merkherkenning)?
Het bespreken van vervolgplannen, zoals een vervolgtraject voor de deelnemers of toekomstige evenementen.